昨天我們說明的 SharePoint 網站基本架構主要重點有：

• 設定架設網站的目的
• 依照目的規劃內容(同步思考是否需要多語言內容)
• 設定使用者許可權限
• 網站用字盡量精簡，以視覺化方式呈現，讓讀者以最少時間快速取得所需的內容

其他細節在規劃您的 SharePoint 通訊網站，就有更完整說明。

今天將著重在 SharePoint 小組網站的「檔案文件庫」、「清單」說明，這兩項重要的功。

• 文件庫：可以協助檔案管理，並搭配多樣檢視方式，讓你可以更快速找到所需檔案
• 清單：可以做為一個 SharePoint 的小組網站總覽，說明並追蹤專案，此外也可以插入檔案，一頁式的彙總小組或專案所需資訊，讓資訊更清晰易懂，降低溝通成本。

檔案文件庫

在 SharePoint 中建立文件庫可以幫助你輕鬆找到檔案、共同處理檔案，並隨時從任何裝置存取檔案。 此外，文件庫可以依照你希望的方式進行檢視，可以試圖庫、精簡清單或是詳細清單檢視，此外，你也可以依照需求，設定屬於自己希望的檢視模式以有意義的方式呈現，例如以行事曆方式檢視，可以更清楚瞭解在哪一天新增什麼檔案，更多關於文件庫的檢視，請參考：建立自訂的文件庫檢視。

在詳細清單檢視的部分，除了檔案可以清單方式表格化呈現，更可以新增欄位，為資料進行說明，讓整個文件庫更一目瞭然，例如可以新增「說明」及「備註」，紀錄文件或檔案資料夾的使用目的以及更新頻率等。也提供一個文件庫範例如下：

除了以上最基本的清單檢視，你也可以自訂自己的檢視方式，點選右上方「所有文件」>「建立新檢視」，即可依需求新增不同檢視原則，例如行事曆檢視

例如：行事曆方式檢視，可以更清楚瞭解在哪一天新增什麼檔案

清單

清單我們可以想像成這個 SharePoint 小組網站總覽，透過建立和共用清單 ，説明您追蹤問題、資產、例行活動、連絡人、庫存等等。 如果你還沒想好要如何呈現，SharePoint 也提供不同範本，當然你也可以建立自己的空白清單，更多說明可以參考「建立清單」。

如果你的專案有核准需求，也可以在完成清單建立之後，透過清單上方的「整合」>「電源自動化」>「建立流程」加入 Power Automate 流程，以新增 SharePoint 清單項目作為觸發，建立簽核流程。

以上的說明可能不夠有感，舉例來說，如果今天你想建立一個關於公司商品訂單的小組網站，

可以透過「清單」建立出貨訂單管理與追蹤
並設定簽核流程，當有一筆新訂單產生，你就可以新增清單項目，在清單欄位中新增訂單編號、日期、商品金額，並新增對應 Power Automate 流程，在完成清單項目新增後，將金額等重要資訊發送審核要求，請主管簽核，完成簽核後，就可以新增訂單紀錄
發出的訂單當案也可以上傳至文件庫進行資料彙總

透過以上方式，就可以用更有效率的方式，管理訂單。

最後，如果你還想知道更多關於文件清單以及文件庫的設定方式及說明，請參考管理大型清單和文件庫。

另外，關於檔案管理，除了釐清專案目的，以及文件庫如何呈現外，另一個我們也很關心的重點是檔案的歷程管理，而 SharePoint 清單和文件庫中的版本，可以「啟用和設定清單或文件庫的版本設定」讓你可以針對每個清單和文件庫修改儲存的版本數量，以及草稿或次要版本的可見度，並追蹤版本歷程，相關設定方式可以參考「啟用和設定清單或文件庫的版本設定」。

關於 SharePoint 的說明就介紹到這裡，希望可以幫助你更了解 SharePoint 的用途及便利，提升生產力！

溫秘書下班囉~